Absensi karyawan merupakan salah satu hal penting dalam manajemen sumber daya manusia yang harus dikelola dengan baik. Di era digital seperti sekarang, banyak perusahaan yang beralih menggunakan sistem absensi online untuk mempermudah proses pencatatan kehadiran karyawan. Salah satu cara yang praktis dan efisien adalah dengan menggunakan Google Form. Namun tidak semua orang paham dengan cara membuat absensi online karyawan melalui google form ini.
Bagi perusahaan yang ingin absensi online, membuat absensi karyawan melalui Google Form adalah solusi yang tepat. Dalam uraian ini, maka akan membahas cara membuat absensi online karyawan melalui google form dengan mudah.
1. Buka Google Form
Cara membuat absensi online karyawan melalui google form yang pertama dengan membuka google form. Langkah pertama untuk membuat absensi online adalah dengan mengunjungi halaman Google Form melalui browser di perangkat pengguna.
Pastikan pengguna sudah login ke akun Google pengguna sebelum melanjutkan.
2. Buat Formulir Baru
Setelah masuk ke halaman Google Form, langkah berikutnya adalah membuat formulir baru untuk absensi karyawan. pengguna dapat melakukannya dengan mengklik ikon + atau memilih opsi formulir kosong yang terletak di bagian kiri atas halaman, seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini.
3. Berikan Judul dan Keterangan
Setelah formulir baru terbuka, pengguna dapat mulai menyesuaikannya sesuai kebutuhan. Mulailah dengan memberi nama formulir tersebut, misalnya Daftar Hadir atau Daftar Absensi Karyawan. Jangan lupa untuk menambahkan deskripsi jika diperlukan untuk memberi penjelasan lebih lanjut pada formulir tersebut.
4. Atur Identitas Karyawan
Langkah berikutnya adalah menambahkan kolom untuk informasi identitas karyawan, seperti nama atau departemen. pengguna bisa mengganti teks pertanyaan tanpa judul dengan label seperti Nama Karyawan atau informasi lainnya yang relevan.
Ubah jenis pertanyaan menjadi jawaban singkat dan aktifkan opsi wajib diisi agar karyawan tidak melewatkan pengisian data yang penting.
5. Atur Waktu Masuk dan Pulang Kerja
Selanjutnya, tentukan waktu masuk dan pulang kerja karyawan, sesuai dengan kebijakan perusahaan masing-masing. pengguna dapat menambah kolom baru untuk mengatur waktu tersebut dengan mengklik tombol + di kanan atas. Beri judul seperti Clock-In atau Masuk, dan sertakan keterangan mengenai tanggal atau waktu jika perlu.
6. Atur Keterangan Kehadiran
Pengguna juga perlu menambahkan kolom untuk keterangan kehadiran, misalnya Masuk, Izin, Cuti, atau Tidak Masuk. Seperti langkah sebelumnya, tambahkan kolom baru dengan tombol +, lalu pilih jenis pertanyaan pilihan ganda.
Setelah itu, masukkan opsi yang relevan untuk mengidentifikasi status kehadiran karyawan.
7. Menyertakan Bukti Foto dan Bagikan Formulir absen
Untuk memastikan keakuratan laporan, pengguna bisa meminta karyawan mengunggah bukti foto kehadiran. Caranya, tambahkan kolom baru dengan judul seperti Bukti Foto Kehadiran. Pilih opsi Upload File, dan izinkan responden untuk mengirimkan file. Pengguna bisa membatasi jenis file yang diterima hanya berupa foto dengan memilih format gambar saja.
Setelah formulir selesai, pengguna perlu membagikan link formulir kepada karyawan agar mereka dapat mengisi absensi. Klik tombol Kirim di kanan atas, kemudian pilih ikon rantai untuk menyalin link formulir. Salin link tersebut dan kirimkan kepada semua karyawan agar mereka bisa mengisi absensi sesuai dengan instruksi yang telah diberikan.
Demikianlah penjelasan mengenai cara membuat absensi online karyawan melalui google form. Pada penjelasan diatas tadi terdapat tujuh langkah yang dapat dilakukan bagi atasan untuk membuat absensi secara online melalui google form.