Dalam dunia kerja yang serba digital, Microsoft Excel menjadi salah satu alat yang sangat penting untuk mengelola data. Salah satu fitur yang sangat berguna namun sering terlewatkan oleh banyak pengguna adalah data validation. Fitur ini memudahkan untuk membatasi input data agar lebih terkontrol dan konsisten. Mengetahui cara membuat data validation di Excel dapat meningkatkan akurasi data dan mengurangi kesalahan input yang bisa berakibat fatal.
Pada uraian ini maka akan membahas cara membuat data validation di Excel, baik untuk pemula maupun pengguna berpengalaman. Bagi yang penasaran maka langsung saja simak dibawah ini:
1. Pilih Sel atau Range
Memilih sel atau range merupakan salah satu cara membuat data validation di excel. Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam proses pembuatan data validation di Microsoft Excel adalah memilih sel atau rentang sel (range) tempat ingin menerapkan aturan validasi data.
Pengguna bisa menentukan satu sel saja, atau beberapa sel sekaligus, tergantung dari kebutuhan data yang akan diinput. Misalnya, jika memiliki sebuah kolom khusus untuk menginput angka usia, maka dapat memilih seluruh kolom tersebut agar hanya bisa menerima angka dalam rentang tertentu.
Pemilihan sel ini sangat krusial karena validasi yang diterapkan hanya akan berlaku di area yang dipilih. Dengan memberikan batasan pada input data sejak awal, maka bisa memastikan bahwa setiap data yang dimasukkan ke dalam spreadsheet akan sesuai dengan kriteria yang sudah ditentukan, sehingga meminimalkan risiko kesalahan data atau input yang tidak relevan.
2. Buka Menu Data Validation
Setelah menentukan area sel atau range yang akan diberi validasi, langkah berikutnya adalah membuka menu pengaturan Data Validation. Untuk melakukannya, Anda perlu menuju ke tab Data yang terdapat di bagian atas lembar kerja Excel. Di dalam tab ini, cari dan klik tombol Data Validation, biasanya terletak di grup menu “Data Tools”.
Setelah tombol tersebut diklik, akan muncul sebuah dialog box atau kotak pengaturan yang memungkinkan Anda untuk memilih berbagai macam konfigurasi validasi sesuai dengan kebutuhan. Di sinilah tempat Anda dapat mengatur berbagai parameter penting yang akan membatasi jenis data yang bisa dimasukkan ke dalam sel yang telah dipilih.
3. Pilih Kriteria Validasi
Cara membuat data validation di excel yang selanjutnya dengan memilih kriteria validasi. Di bagian Settings, maka bisa menentukan jenis validasi yang akan diterapkan. Excel menyediakan beberapa opsi yang umum digunakan, di antaranya:
- Whole Number: Hanya mengizinkan angka bulat.
- Decimal: Memungkinkan input berupa angka desimal.
- List: Menyediakan daftar pilihan tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
- Date: Membatasi input berupa tanggal dalam rentang tertentu.
- Time: Memfilter input waktu sesuai batasan yang ditentukan.
- Text Length: Mengontrol panjang karakter dari teks yang dimasukkan.
Pastikan memilih jenis validasi yang paling sesuai dengan kebutuhan data Anda. Dengan begitu, proses pengisian data akan menjadi lebih teratur dan terhindar dari kesalahan input. Ini juga akan memudahkan dalam proses pengolahan data lebih lanjut.
4. Pengaturan Lebih Lanjut dan Pesan Error
Setelah mengatur jenis validasi data yang ingin diterapkan, ada langkah tambahan yang tak kalah penting, yaitu memberikan pesan penjelasan dan peringatan jika terjadi kesalahan input. Fitur ini bisa Anda temukan di bagian Input Message dan Error Alert pada kotak dialog Data Validation.
Di tab Input Message, maka dapat menuliskan pesan singkat yang akan muncul secara otomatis setiap kali sel atau range yang divalidasi diklik oleh pengguna. Pesan ini berfungsi sebagai pengingat atau petunjuk bagi siapa pun yang akan mengisi data tersebut.
5. Menerapkan dan Menyimpan Pengaturan
Setelah selesai mengatur semua parameter mulai dari memilih sel, menentukan jenis validasi, menambahkan pesan petunjuk, hingga mengatur peringatan error langkah terakhir adalah menyimpan dan menerapkan seluruh pengaturan tersebut. Caranya sangat mudah: cukup klik tombol OK yang terdapat di bagian bawah kotak dialog Data Validation.
Setelah itu, validasi data akan langsung aktif dan berlaku untuk sel atau rentang sel yang telah dipilih sebelumnya. Setiap kali seseorang mencoba mengisi sel tersebut, Excel akan secara otomatis memeriksa apakah input tersebut sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
Jika data sesuai, maka akan diterima tanpa masalah. Namun, jika data tidak memenuhi syarat, maka akan muncul notifikasi kesalahan sesuai dengan pesan yang telah diatur.
Demikianlah beberapa penjelasan mengenai cara membuat data validation di excel yang mudah digunakan. Pada penjelasan diatas tadi terdapat lima macam caranya.